プログラムの組み方

来年３月に沖縄でやる国際会議のプログラムのはめ込み作業をMさんとやっています。
長く話をする人と，短い人の２グループがありますが、長いといっても３０分が持ち時間で，しゃべりが２５分，討論５分、この辺りが国際的な相場です。これ以上長くしゃべる機会は大勢がしゃべる会議ではなかなかありません。これを、５分，値切って話２０分，討論５分というのもありますが，この５分の長さの違いが大変に大きいのです。いっぺんに苦しく感じることが多いです。しかし、一日に何十人もしゃべるような会議では，出来るだけ時間を切り刻むわけです。場合によっては、話１５分、討論５分の割当でも我慢せねばなりません。
午前９時に会議を初めて，１２時半に午前の部を終わろうとすると，ロングトークなら、６人がしゃべります。途中で３０分の休憩を入れます。休憩には，コーヒーなどの飲み物とちょっとしたお菓子、ビスケットのようなものをだして、談笑する時間をたっぷり取ることが，会議の成功の秘訣です。休憩時間を短くするくらいなら，午前の部が終わるのが遅らせたほうがましです。そこで，座長の役割が重要で，時間進行と議論を盛り上げるのと両方の役割が必要です。休憩時間に皆がしゃべっていたら大声で会場に戻るよう，促す必要があります。
ショートトーク，は１２分の話，３分の討論です。うまくやれば，これでもしっかり話が出来る場合が多いです。討論も，３分あると，それなりにやれる感じです。もちろん一つのセッションにはできるだけつながりのある講演者がつづくのがいいにちがいありません。昼飯も含めて，３時間半の午後の時間を大学院大学予定地の見学と余裕があったら世界遺産の城趾を一つ見学したいと思ってます。
それで，４時から６時半まで午後のセッションを研究センターのほうでやる予定です。これでロングトーク１０人分の時間が作れてます。晩ご飯はホテルに戻って，７時から８時半まで、過ごします。そして、夜８時半から１０時まで，ポスターセッションをやりましょうということです。この時間ともなると，ビールを飲みたい人は飲みながらのポスター前での説明と討論です。わたくしは、極力夜の講演をやらないかわりに、夜のポスターをやる流儀の会合をいままでやってきました。それと，最終日の午前は国際会議では講演を入れないようにしてます。みな帰ってしまうからです。そういうノウハウというか，いろいろな細かい知識が，会合をオーガナイズするのに，必要なのです。
強行スケジュールののようですが，午後にエクスカーションもあるのですから，それほどではありません。ほどほどでしょう。参加者も５０人程度ですから，一日でみなひとことふたこと言葉を交わせる程度の人数です。次の日も朝から夕方まで講演ですが，午後に短めのやはり沖縄の古い民家を見に行く時間を取りたいと思ってます。夜は，長めの晩飯でリラックスと自由な時間を持てるようにしてます。元気のよい人達は，深夜まで賑やかな談笑が続くものです。
こういうやりかたで、前夜祭的な一緒に集まって話をする時間と、４日目の朝の出発前の朝食を一緒にとると，短い会合なのに，それなりに，充実した時間がとれるのです。外国の人達も，日曜に出発して木曜か金曜には戻れますので（どこも追加旅行しなければ）、忙しい人でも来てくれる可能性が高いのですね。